1. Hintergrund: Was ändert sich ab 2025?
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich schrittweise verpflichtend eingeführt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, ab 2027 bzw. 2028 (abhängig vom Umsatz) auch E-Rechnungen auszustellen.
Umsatzsteuerlich relevant ist dabei vor allem, dass der Gesetzgeber den Begriff der Rechnung nicht neu definiert, sondern auf die bestehenden Regelungen des § 14 UStG aufbaut. Neu ist jedoch, dass eine E-Rechnung nur noch dann vorliegt, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1) ausgestellt wird und maschinell auswertbar ist.
2. Abgrenzung: E-Rechnung vs. sonstige elektronische Rechnung
Ein häufiger Praxisirrtum besteht darin, PDF-Rechnungen als E-Rechnungen anzusehen. Umsatzsteuerlich gilt:
- E-Rechnung: strukturiertes elektronisches Format
- Sonstige elektronische Rechnung: PDF, Scan, E-Mail-Anhang
Ab 2025 sind PDF-Rechnungen im B2B-Inlandsverkehr grundsätzlich nicht mehr ausreichend, sofern keine Übergangsregelung greift. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie sowohl technisch als auch organisatorisch zwischen den Rechnungsarten unterscheiden können.
3. Vorsteuerabzug: Wo liegen die Risiken?
Der wohl größte umsatzsteuerliche Risikobereich betrifft den Vorsteuerabzug. Dieser setzt weiterhin eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Enthält die E-Rechnung formale Mängel oder entspricht sie nicht dem zulässigen Format, kann dies im Rahmen einer Betriebsprüfung zum Vorsteuerverlust führen.
Besonders kritisch sind:
- fehlende oder fehlerhafte Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG)
- nicht konforme Datenformate
- Medienbrüche zwischen E-Rechnung und Buchhaltung
- fehlende Verknüpfung zwischen Rechnung und Leistung
Die zunehmende Automatisierung führt zudem dazu, dass Fehler systematisch und massenhaft auftreten können.
4. Auswirkungen auf interne Prozesse
Die Einführung der E-Rechnung ist keine reine IT-Frage. Umsatzsteuerlich relevante Prozesse sind u. a.:
- Rechnungseingangsprüfung
- Freigabe- und Buchungsworkflows
- Archivierung nach GoBD
- Schnittstellen zwischen ERP, Buchhaltung und Steuermodul
Unternehmen sollten ihre Prozesse daraufhin überprüfen, ob umsatzsteuerliche Prüfungen weiterhin vor oder erst nach der Verbuchung erfolgen – ein entscheidender Punkt für die Risikominimierung.
5. Handlungsempfehlungen aus umsatzsteuerlicher Sicht
Um Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen frühzeitig handeln:
- Analyse der Rechnungsströme (Ein- und Ausgangsrechnungen)
- Prüfung der eingesetzten Formate auf UStG-Konformität
- Anpassung der Vorsteuerkontrollen an automatisierte Prozesse
- Schulung der Fachabteilungen (nicht nur IT!)
- Enge Abstimmung zwischen Steuerabteilung, Buchhaltung und IT
6. Fazit
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist weit mehr als ein technisches Projekt. Sie berührt zentrale umsatzsteuerliche Grundsätze, insbesondere den Vorsteuerabzug. Unternehmen, die die Einführung frühzeitig aus steuerlicher Perspektive begleiten, können Risiken minimieren und gleichzeitig von effizienteren Prozessen profitieren.
