Von der Relevanz der Datenvisualisierung für die Finanzbuchhaltung

Es gibt viele verschiedene Arten der Datenvisualisierung, aber einige gängige Beispiele sind Balkendiagramme, Liniendiagramme und Kreisdiagramme. Diese Darstellungen können Beziehungen zwischen verschiedenen Datenpunkten aufzeigen, Trends im Zeitverlauf erkennen oder Datensätze vergleichen.

• Ein Balkendiagramm könnte verwendet werden, um die Einnahmen aus verschiedenen Produktlinien zu vergleichen.
• Ein Kreisdiagramm könnte die Verteilung der Ausgaben auf verschiedene Kategorien zeigen oder den Marktanteil verschiedener Unternehmen vergleichen.
• Liniendiagramme sind eine Art der Datenvisualisierung, die Veränderungen im Zeitverlauf zeigen. Sie eignen sich besonders gut für Finanzdaten, wie Verkaufszahlen, Aktienkurse oder Wirtschaftsindikatoren.

Die Datenvisualisierung kann auch auf verschiedene Weise genutzt werden, um Anomalien und Ausreißer zu erkennen, was beim Aufdecken von Betrug oder Fehlern hilfreich sein kann.

Ganz gleich, ob Sie Ihre Daten einem Kunden, Kollegen oder Vorgesetzten präsentieren müssen, Datenvisualisierung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ergebnisse klar und prägnant zu vermitteln.

Vorteile der Datenvisualisierung im Rechnungswesen

Der Einsatz von Datenvisualisierung in der Buchhaltung bietet viele Vorteile, wie:

• Verbesserung der Arbeitsabläufe durch leichteres Auffinden von Fehlern, Erkennen von Trends und Vergleichen. Außerdem erspart sie Zeit, indem sich wiederholende Aufgaben wie die Erstellung von Berichten automatisieren.
• Ebenso kann die Datenvisualisierung zur Erstellung von Prüfpfaden verwendet werden. Denn mithilfe der Datenvisualisierung lassen sich Veränderungen im Zeitverlauf Zeit nachverfolgen, wodurch Unstimmigkeiten oder Unregelmäßigkeiten aufgedeckt werden können.
• Zudem hilft sie Buchhaltern, die Daten, mit denen sie arbeiten, besser zu verstehen. Indem sie Trends und Muster erkennen, können sie komplexe Datensätze leichter verstehen.
• Ansonsten können Daten in einen Kontext gestellt werden, sodass es einfacher ist, die Zusammenhänge mit anderen Datensätzen zu erkennen.

Neben all den praktischen Vorteilen hat die Datenvisualisierung auch das Potenzial, die Art und Weise, wie über Daten gedacht und kommuniziert wird, zu verändern.

Verbesserte Datenanalyse

Die Datenvisualisierung dient nicht nur dafür, Informationen leichter verständlich zu machen. Sie hat auch das Potenzial, die Qualität der Datenanalysen zu verbessern. Durch Datenvisualisierung lassen sich Muster und Beziehungen leichter erkennen.

Bei der Ansicht von Tabellen wäre es ohne die Datenvisualisierung schwierig, Trends zu erkennen oder verschiedene Datensätze zu vergleichen. Wenn jedoch ein Liniendiagramm der Daten erstellt wird, können schnell alle Muster und Trends erkannt werden.

Durch die Nutzung von Daten zur Optimierung der Geschäftsleistung von Kunden können Buchhalter einen Mehrwert bieten, der über die Einhaltung von Vorschriften hinausgeht und die Kundenbeziehungen verbessert.

Verbesserte Entscheidungsprozesse

Die Datenvisualisierung hilft Buchhaltern und Unternehmern, präzisere Entscheidungen zu treffen. Sie ermöglicht es, verschiedene Optionen abzuwägen und Kompromisse zu vergleichen.

Angenommen, die Entscheidung steht an, ob in Unternehmen A oder Unternehmen B investiert werden sollen. Ohne Datenvisualisierung müssten eine Reihe von Finanzindikatoren wie Umsatz, Gewinnspannen und Schuldenstand manuell verglichen werden – das ist zeitaufwendig und kann schwierig sein. Wenn aber die Finanzdaten der Unternehmen visualisiert würden, hat man schnell alles im Überblick und weiß, welches Unternehmen unter Investitionsgesichtspunkten attraktiver ist.

Größere Klarheit und Kommunikation mit Kunden und Entscheidungsträgern

Beispiel: Einem Kunden soll ein Konzept und die möglichen Risiken erklärt werden: Ohne Datenvisualisierung bräuchte man vermutlich viele Worte und Fachtermini, um zu erklären, was u. a. das Risiko darstellt. Visuell aufbereitete Risiken indes könnte der Kunde besser erkennen und verstehen, aber auch, wie diese Risiken ggf. zu mindern sind. Ferner kann die Datenvisualisierung als Teil eines kollaborativen Instruments zur Verbesserung der Kommunikation zwischen internen Prüfern und Entscheidungsträgern eingesetzt werden. Bei der Erläuterung von Prüfungsergebnissen oder Ergebnissen von Finanzrisikoanalysen erleichtern visuelle Darstellungen das Verständnis der Informationen.

Herausforderungen der Datenvisualisierung im Rechnungswesen

Trotz der vielen Vorteile der Datenvisualisierung stehen Buchhalter bei der Anwendung dieser Methode vor einigen Herausforderungen. Erstens erfordert die Datenvisualisierung ein gewisses Maß an technischem Know-how. Denn um eine effektive Visualisierung zu erstellen, muss man wissen, wie man die verschiedenen Softwareprogramme und Tools verwendet.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass die Datenvisualisierung zeitaufwendig sein kann, da häufig Daten aus verschiedenen Quellen gesammelt, bereinigt und organisiert und dann die eigentliche Grafik erstellt werden muss. Dies kann eine entmutigende Aufgabe sein, vorwiegend für viel beschäftigte Buchhalter, die bereits mit vielen verschiedenen Aufgaben jonglieren müssen.

Es gibt zwar einige Herausforderungen, die mit der Datenvisualisierung verbunden sind, aber es gibt auch Möglichkeiten, sie zu überwinden.

Die Darstellung muss korrekt und verständlich sein

Eines der wichtigsten Dinge, die Buchhalter bei der Verwendung von Datenvisualisierung tun müssen, ist sicherzustellen, dass ihre Visualisierungen genau und klar sind. Dies kann eine Herausforderung sein, wenn man mit großen und komplexen Datensätzen arbeitet. Es gibt jedoch einige Schritte, die Buchhalter unternehmen können, um sicherzustellen, dass ihre Visualisierungen so genau wie möglich sind:

Nur Daten aus zuverlässigen Quellen verwenden: Bei der Datenerfassung für ihre visuellen Darstellungen sollten die Mitarbeiter der Buchhaltung Daten aus zuverlässigen Quellen verwenden, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt und aktuell sind.

Genauigkeit prüfen: Sobald die Daten gesammelt wurden, sollten die Buchhalter die Richtigkeit der Berechnungen überprüfen und Daten aus verschiedenen Quellen miteinander vergleichen.

Klare Beschriftungen und Untertitel verwenden: Bei der Erstellung des eigentlichen Bildmaterials sollten die Buchhalter klare Beschriftungen und Untertitel verwenden, um zu erklären, was die Daten zeigen.

Einfache Designs verwenden: Datenvisualisierungen sollten benutzerfreundlich gestaltet sein. Das bedeutet, dass ein einfaches Design verwendet und Unordnung vermieden werden sollte.

Die genaue und klare Darstellung ist für Buchhalter, die dieses Instrument effektiv nutzen wollen, von entscheidender Bedeutung.

Vermeidung von Voreingenommenheit bei der Visualisierung von Daten

Einseitige Ergebnisse bei der Datenvisualisierung können aus verschiedenen Quellen stammen, z. B. aus unserer persönlichen Meinung, der Art und Weise, wie die Daten gesammelt wurden, und der Art und Weise, wie die Visualisierung gestaltet wurde.

Zu den häufigsten Arten von Fehlerquellen, die sich in die Datenvisualisierung einschleichen können, gehören:

Auswahlfehler: Dies ist der Fall, wenn nur bestimmte Daten in die Visualisierungen aufgenommen werden, während andere Daten, die ebenso wichtig sein könnten, nicht berücksichtigt werden.

Gestalterische Fehler:  z. B. durch die Verwendung von Farben oder Formen, die eine bestimmte Botschaft vermitteln.

Interpretationsfehler: Dies ist der Fall, wenn Sie die Daten auf tendenziöse Weise interpretieren, z. B. indem Sie zu Schlussfolgerungen kommen, die nicht durch die Daten gestützt werden.

Es gibt jedoch einige Maßnahmen, die Anwender ergreifen können, um Voreingenommenheit in ihren Darstellungen zu vermeiden:

• Seien Sie sich Ihrer eigenen Befangenheit bewusst.
• Berücksichtigen Sie verschiedene Standpunkte.
• Holen Sie Feedback von anderen ein.

Arbeit mit großen und komplexen Datensätzen

Buchhalter arbeiten oft mit großen und komplexen Datenbeständen. Diese Daten können zwar wertvolle Erkenntnisse liefern, aber die Arbeit mit ihnen kann auch schwierig sein.

Eines der größten Probleme bei der Arbeit mit großen Datensätzen ist die Auswahl der „richtigen“ visuellen Darstellungen. Bei einer so großen Datenmenge kann es schwierig sein zu wissen, welches Bildmaterial die Informationen am besten darstellt. Das falsche Bildmaterial kann die Daten unorganisiert und verwirrend erscheinen lassen, während das richtige Bildmaterial dazu beitragen kann, die Bedeutung der Daten zu vermitteln.

Eine weitere Herausforderung bei der Arbeit mit großen Datensätzen ist, dass sie zeitaufwendig und schwierig zu verwalten sind. Aus diesem Grund sollten Buchhalter eine All-in-one-Plattform verwenden, um ihre Arbeit zu erleichtern. Eine All-in-one-Plattform spart Zeit, da sie den Buchhaltern den Zugriff auf alle ihre Daten an einem Ort ermöglicht. Sie kann auch dazu beitragen, die Datenverwaltung zu vereinfachen, indem sie Werkzeuge für die Organisation und Analyse von Daten bereitstellt.

Effektive Datenvisualisierungen erstellen

Es ist nicht immer einfach, eine effektive Visualisierung zu erstellen. Es müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden, z. B. die Art der Daten, das Ziel der Präsentation und die Zielgruppe. Bei der Erstellung von Datenvisualisierungen sollten Buchhalter die folgenden Tipps beachten:

Analyse des Publikums: Wer wird die Visualisierung sehen? Wie hoch ist deren Fachwissen? Was wollen sie lernen? Die Beantwortung dieser Fragen wird helfen, eine auf das Publikum zugeschnittene Grafik zu erstellen.

Ziele bestimmen: Was wollen Sie mit Ihrer Visualisierung erreichen? Möchten Sie eine datengestützte Botschaft vermitteln? Möchten Sie ein komplexes Thema erklären? Wenn Sie Ihre Ziele kennen, können Sie die richtige Art der Visualisierung wählen.

Aufbereitung der richtigen Daten: Nicht alle Daten sind gleich. Beim Aufbereiten von Daten für eine Visualisierung sollte darauf geachtet werden, dass aktuelle und relevante Daten ausgewählt wurden.

Passende Art der Visualisierung wählen: Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Arten der Datenvisualisierung.

Verwendung von Software: Viele verschiedene Softwareprogramme können bei der Datenvisualisierung helfen. Zu den beliebtesten Optionen gehören Microsoft Excel und Google Sheets.

Die Erstellung eines effektiven grafischen Modells ist nicht immer leicht. Die Verwendung des Tools kann in bestimmten Situationen, wie bei der Bereitstellung von Informationen für die interne oder externe Rechnungsprüfung, sehr nützlich sein, da es eine einfache Möglichkeit ist, Veränderungen in den Daten im Zeitverlauf zu verfolgen. Die Datenvisualisierung hilft den Buchhaltern, aufmerksam zuzuhören.

Quelle: accountingweb.co.uk