Die 1968 gegründete EU-Zollunion erleichtert den in der EU ansässigen Unternehmen den Handel und harmonisiert die Zölle auf Waren aus Nicht-EU-Ländern. In der Praxis bedeutet die Zollunion, dass die Zollbehörden aller EU-27 Länder wie eine einzige Behörde zusammenarbeiten. Auf Waren, die aus Drittländern außerhalb der EU in ihr Hoheitsgebiet eingeführt werden, wenden sie einheitlich die gleichen Zolltarife an, während sie intern keine Zölle mehr erheben.
Das Zollabwicklungssystem ATLAS
Mit Einführung des „automatisierten Tarif- und lokales Zollabwicklungssystem“, kurz ATLAS, war dies der Einstieg in die IT-gestützte Zollabwicklung. Es ermöglicht ein digitales Risikomanagement der Beteiligten durchzuführen sowie die weitgehend automatisierte Abfertigung und Überwachung des grenzüberschreitenden Warenverkehrs.
Beteiligte können summarische Eingangs- und Ausgangsanmeldungen, die Gestellungsmitteilungen und summarischen Anmeldungen zur vorübergehenden Verwahrung sowie Zollanmeldungen zur Überführung von Waren
- in den zollrechtlich freien Verkehr,
- in die aktive Veredelung,
- in ein Zolllagerverfahren,
- in ein Versandverfahren oder
- in das Ausfuhrverfahren
elektronisch erfassen und an die jeweilige Zollstelle übermitteln. Sie erhalten die Entscheidung der Zollstelle und den Bescheid über Einfuhrabgaben beziehungsweise die Festsetzung und Anerkennung von Bemessungsgrundlagen anschließend ebenfalls auf diesem Weg.
Die Zollprüfung
Eine Zollprüfung wird vom Prüfungsdienst des jeweiligen Hauptzollamtes durchgeführt, welches die Prüfung anordnet. Die Rechte und Pflichten der Prüfungsbeteiligten sind in dem Unionszollkodex bzw. in der Abgabenordnung geregelt.
Eine Prüfreihenfolge bei einer Zollprüfung wird aufgrund unterschiedlicher Kriterien bestimmt. Je höher das Zoll- und Steueraufkommen des Wirtschaftsbeteiligten ist, desto höher ist das Risiko eine Zoll- bzw. Betriebsprüfung ins Haus zu bekommen. Ein weiterer Prüfungsfaktor ist die Art der gehandelten Waren.
Die Vorgehensweisen von Zollprüfungen „Einfuhr“ verlaufen in der Regel immer nach demselben Schema. Vorab werden allgemeine Informationen im Rahmen eines Fragebogens des Prüfungsdienstes abgeklärt.
Im Rahmen der Prüfung werden über eine Standardschnittstelle zum ERP System (z. B. SAP) die Kreditoren und Kontenbewegungen „Drittland“ für den Prüfungszeitraum in das Prüfprogramm eingespielt. Im Idealfall kann der Zollprüfer die einzelnen Belege aus der Finanzbuchhaltung (FiBu) automatisch den Zollbelegen mithilfe der sogenannten ATC Nummer zuordnen. Die ATC Nummer ist eine vom Zoll vergebene Nummer, um einen Einfuhrzollvorgang zu identifizieren. Lediglich nicht zuordenbare FiBu-Belege sind, in Abhängigkeit der Qualität und mithilfe von unterjährig selbst vorgenommenen Kontrollen, zu recherchieren und Zollbelegen zuzuordnen. Erst wenn dies nicht gelingt, werden für diese Transaktionen Importzölle und Einfuhrumsatzsteuer (EuSt.) nacherhoben.
Immer wieder stellt sich dabei heraus, dass häufig aufgrund organisatorischer Mängel in Unternehmen sonstige Kosten, die zum Zollwert hinzuzurechnen sind, nicht berücksichtigt wurden. Dies sind beispielsweise Werkzeug- und Entwicklungskosten, Lizenzgebühren oder Nachberechnungen.
Neben der Prüfung und Überwachung der vollständigen FiBu-Belege zu den Zollanmeldungen wird auch ein Augenmerk auf die korrekte und konsistente Einreihung der importierten Waren geachtet. Bei unklarer Tarifierung werden mithilfe von Produktbeschreibungen, Warenmustern und technischen Datenblättern Einreihungen vorgenommen. In sehr unklaren Fällen ist eine verbindliche Tarifauskunft (vZTA) bei der Generalzolldirektion in Dresden einzuholen.
Am Ende der Prüfung wird ein ausführlicher Prüfbericht erstellt und in einem Abschlussgespräch, u. a. mit Teilnahme von Vertretern der Geschäftsführung präsentiert. Ebenso werden Zölle nacherhoben oder auch erstattet. Schwerwiegendere Verstöße können zu einem Bußgeld oder sogar zu einem Steuerstrafverfahren führen.
Vielfach lassen sich Unternehmen von unterschiedlichsten Speditionen bei der Zollanmeldung vertreten. Die Entscheidung, ob man seine Zollabwicklung inhouse oder durch einen Vertreter abwickeln möchte, ist bewusst zu treffen. Entscheidet man sich für Letzteres, sind diverse Anforderungen schriftlich in einer Prozessbeschreibung als Anlage zu einem Dienstleistungsvertrag zu vereinbaren.
Auch wenn man einen Dienstleister für die Verzollung einsetzt, ist der Zollanmelder immer für die korrekte Einreihung und Anmeldung der Waren verantwortlich. Der beauftragte Vertreter handelt immer nur im Auftrag und in Vollmacht.
Werden dem Vertreter (Spedition) keine konkreten Vorgaben über den Warenkatalog zur Verfügung gestellt, so werden dieselben Waren unterschiedlich ein-tarifiert und zu unterschiedlichen Zollsätzen beim Zoll angemeldet. Ein Prozess, den es als Unternehmen in jedem Fall zu vermeiden gilt, da es zu erhöhtem Fehleraufkommen führt und bei Zollkontrollen böse Überraschungen folgen können.
Umfang und Dauer einer Zollprüfung
In der Regel werden durch den Prüfungsdienst die letzten drei Jahre überprüft. Eine Prüfung kann aus verschiedenen Gründen veranlasst werden, daher wird in folgende Prüfungen unterschieden: Einfuhrprüfung, Präferenzprüfung oder Außenwirtschaftsprüfung. Der Umfang der Prüfung hängt von der jeweils festgelegten Prüfungsanordnung ab. Findet nur eine stichprobenartige Überprüfung statt, ist die Prüfung meist nach wenigen Stunden erledigt. Je höher das Importvolumen des Wirtschaftsbeteiligten ist, umso länger kann die Prüfung dauern. Sie ist von folgenden Faktoren abhängig:
- Erstprüfung oder Folgeprüfung
- Unregelmäßigkeiten oder keine Beanstandungen
- Stichprobe oder Vollprüfung
- Dauer des zu prüfenden Zeitraums
- Größe des Unternehmens
- Anzahl der importierten Produkte
Je nachdem wie viel Unregelmäßigkeiten gefunden werden, dauert eine Prüfung länger und kann sich unter Umständen Wochen oder auch Monate hinziehen.
Die Zollbeschau
Eine Zollbeschau wird zum Zeitpunkt der Einfuhrabfertigung an der Eingangszollstelle (Hafen, Flughafen, Grenze) vom Zoll angeordnet, wenn Zweifel an der korrekten Warenbeschreibung und Einreihung oder andere Gründe bestehen. Nutzt der Wirtschaftsbeteiligte einen Vertreter, wie eine Spedition, wird die Zollbeschau in der Regel von ihm kostenpflichtig begleitet und verzögert die Zollfreigabe und den Zustelltermin beim Warenempfänger.
Eine umfangreichere Zollprüfung hingegen wird von dem im Bezirk des Wirtschaftsbeteiligten zuständigen Hauptzollamtes angeordnet.
Das sind die Inhalte einer Betriebsprüfung
Der Begriff „Betriebsprüfung“ wird gewohnheitsmäßig verwendet für Außenprüfungen. Sie werden routinemäßig oder aus besonderem Anlass hinsichtlich aller Einkünfte und übrigen Besteuerungsgrundlagen des Unternehmens durch das zuständige Finanzamt durchgeführt. Es gibt aber auch Außenprüfungen, die nur bestimmte Steuerarten zum Gegenstand haben, wie z. B. Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder Lohnsteuer-Außenprüfung.
Die Betriebsprüfung erfolgt mit Vorankündigung im Gegensatz zur Nachschau und der Steuerfahndung, die ebenfalls eine Art der Außenprüfung darstellen. Bei einem hohen Aufkommen an internationalen Transaktionen prüft das Bundeszentralamt für Steuern direkt. Hier liegt der Fokus auf internationalen Konzernverrechnungspreisen und der internationalen Umsatzsteuer. Darüber hinaus kann auch die Rentenversicherung Prüfungen in Unternehmen durchführen.
Eine Betriebsprüfung wird vom Hauptzollamt durchgeführt, wenn es zum Beispiel um Schwarzarbeit oder die Einhaltung des Mindestlohns geht.
Bei großen Unternehmen findet eine Betriebsprüfung in der Regel jedes Jahr statt.
Fazit: Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Zollabwicklung im eignen Namen und auf eigene Rechnung durchzuführen, benötigen Sie dafür qualifiziertes Personal sowie ein ausgearbeitetes internes Kontrollsystem, welches Schwächen und Unregelmäßigkeiten aufdeckt.
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