SaaS ist nicht gleich SaaS – warum die umsatzsteuerliche Einordnung entscheidend ist
Software-as-a-Service (SaaS), Streaming, Online-Tools, Plattformzugänge oder KI-Services gelten umsatzsteuerlich regelmäßig als sonstige Leistungen auf elektronischem Weg erbrachte Dienstleistungen. Die Einstufung als „elektronisch erbrachte Leistung“ hat unmittelbare Auswirkungen auf den Leistungsort – und damit darauf, in welchem Staat Umsatzsteuer entsteht.
Doch genau hier beginnt die Praxisproblematik: Viele Unternehmen prüfen zwar, dass sie digitale Leistungen erbringen, aber nicht sauber genug, an wen.
B2B oder B2C – der Leistungsort als Weichenstellung
Im B2B-Bereich gilt grundsätzlich:
Der Leistungsort liegt dort, wo der Leistungsempfänger sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 2 UStG). In der Regel greift das Reverse-Charge-Verfahren.
Im B2C-Bereich hingegen gilt bei elektronischen Dienstleistungen:
Der Leistungsort liegt am Wohnsitz des privaten Kunden (§ 3a Abs. 5 UStG). Das bedeutet: Umsatzsteuer entsteht im jeweiligen EU-Mitgliedstaat des Kunden.
Gerade bei digitalen Geschäftsmodellen mit automatisierten Registrierungsprozessen liegt hier eine zentrale Fehlerquelle:
- Fehlende oder fehlerhafte Prüfung der USt-IdNr.
- Falsche Einstufung als B2B trotz Privatkunden
- Unvollständige Kundendaten
- Keine ausreichenden Nachweise zum Kundenstandort
Die Folge: falsche Steuer, falscher Staat, Korrekturbedarf – im Zweifel inklusive Verzinsung.
OSS als Lösung – aber nicht für alles
Für grenzüberschreitende B2C-Leistungen innerhalb der EU kann das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) genutzt werden. Unternehmen müssen sich dann nicht in jedem einzelnen Mitgliedstaat registrieren, sondern erklären die Umsätze zentral über das OSS-Portal ihres Ansässigkeitsstaates.
Doch auch hier bestehen typische Missverständnisse:
- OSS gilt nur für bestimmte B2C-Umsätze
- Nationale Umsätze im Ansässigkeitsstaat laufen nicht über OSS
- B2B-Umsätze gehören ebenfalls nicht in die OSS-Meldung
- Falsche Zuordnung kann zu Doppelmeldungen führen
Zudem ersetzt OSS nicht zwingend alle ausländischen Registrierungen – etwa wenn zusätzlich Lager im Ausland unterhalten werden.
Sonderkonstellationen bei SaaS-Modellen
Besonders komplex wird es bei:
- Plattformmodellen (Eigengeschäft vs. Vermittlung)
- Freemium-Modellen mit späterer Monetarisierung
- Kombinierten Leistungsbündeln (Software + Beratung)
- Abonnementmodellen mit internationaler Kundenstruktur
Hier ist stets zu prüfen, ob tatsächlich eine einheitliche elektronische Leistung vorliegt oder mehrere umsatzsteuerlich getrennt zu beurteilende Leistungen.
Typische Prüfungsrisiken
In Betriebsprüfungen zeigt sich zunehmend:
- Unzureichende Dokumentation des Kundenstatus
- Fehlende Belege für den Wohnsitz des B2C-Kunden
- Falsche Anwendung des Reverse Charge
- Fehlerhafte ERP-Steuerlogik
Gerade bei stark skalierenden SaaS-Unternehmen wächst das Risiko proportional mit der Internationalisierung.
Fazit
Digitale Geschäftsmodelle sind umsatzsteuerlich kein „Selbstläufer“. Die korrekte Bestimmung des Leistungsorts bildet die Grundlage für jede weitere Compliance-Entscheidung – insbesondere für die Anwendung des OSS-Verfahrens. Unternehmen sollten daher ihre Registrierungsprozesse, Systemlogiken und Vertragsstrukturen regelmäßig überprüfen, um teure Korrekturen und Haftungsrisiken zu vermeiden.
