Schlüssel zum reibungslosen Inbound Shipment und potenzielle Fehlerquellen
Bis zu 89 % der Dritthändler auf den Marktplätzen des Onlineriesen nutzen das Fulfillment by Amazon (FBA) Programm, da sie auf seine hohe Qualität und Zuverlässigkeit setzen. Dabei kümmert sich Amazon um die Lagerung, Pick & Pack, Versand, Kundenservice und Retouren-Management. Damit die Produkte jedoch durchgehend zum Kauf verfügbar sind, müssen FBA-Verkäufer noch dafür sorgen, dass frische Ware rechtzeitig in den Logistikzentren ankommt.
Der Aufwand scheint ziemlich überschaubar. Für ein reibungsloses Inbound Shipment an Amazon gibt es aber in Wirklichkeit etliche Richtlinien und Anforderungen, die Verkäufer beachten müssen. Dazu gehören unter anderem:
- Verpackungsrichtlinien,
- Vorbereitungsrichtlinien,
- die Bereitstellung von Informationen zum Kartoninhalt,
- Versandbedingungen und
- die Anlieferplanung.
Warum genau sollten Verkäufer den Richtlinien und Anforderungen von Amazon große Beachtung schenken? Einerseits können Verstöße gegen diese zu direkten, unerwünschten Konsequenzen führen, die von einer Verweigerung der Warenannahme über zusätzliche Gebühren bis zum Blockieren künftiger Lieferungen an das Logistikzentrum reichen. Zudem erhöht eine Nichteinhaltung von Richtlinien die Wahrscheinlichkeit, dass dieser komplexe Prozess verzögert wird und dabei auch noch weitere Fehler auftreten.
Es gibt eine Reihe von Problemen, die bereits beim Wareneingang festgestellt und Verkäufern gemeldet werden. Darunter fallen laut Amazon folgende Punkte:
- fehlende Informationen zur Sendungsverfolgung,
- fehlende oder falsche Etiketten,
- fehlende Verpackung,
- unzulässige Verpackungsmaterialien,
- Stückzahl der Sendung stimmt nicht mit dem Anlieferplan überein,
- beschädigte Produkte,
- abgelaufene Mindesthaltbarkeitsdaten,
- etc.
Indem sich Verkäufer also Zeit nehmen und sich gründlich mit den Richtlinien und Anforderungen auseinandersetzen, kann er bereits viele Fehlerquellen eliminieren und einen reibungslosen Inbound-Prozess ermöglichen.
Entdecken von Fehlern beim Inbound Shipment an Amazon
Haben Verkäufer ihr Bestes gegeben und alle Bedingungen und Richtlinien von Amazon lückenlos eingehalten, können immer noch Unstimmigkeiten auftauchen, auf welche sie selbst keinen Einfluss haben. Es kann sich zum Beispiel um einen Einbuchungsfehler eines Logistikzentrum-Mitarbeiters handeln. Ein weiteres mögliches Szenario ist, dass beim Inbound Shipment Produkte verloren gehen. Bleiben solche Unstimmigkeiten unentdeckt, kann es für Verkäufer am Ende des Tages richtig teuer werden. Deshalb ist es essenziell, die im Logistikzentrum eingegangenen und eingebuchten Sendungen zu kontrollieren und ggf. eine Erstattung zu fordern.
Dazu wählen Verkäufer im Seller Central unter „Lagerbestand > Sendungen an Amazon verwalten“ die zu überprüfende Sendung aus und rufen unter „Sendung verfolgen“ im Workflow zur Sendungserstellung den Tab „Inhalt“ auf. Nun können auf der Seite „Sendungsübersicht“ der Status aller Einheiten sowie mögliche Diskrepanzen zwischen den – laut dem Anlieferplan – gesendeten und tatsächlich eingebuchten Produkten eingesehen werden. Sollten Verkäufer dabei feststellen, dass Artikel fehlen oder auch beschädigt wurden, können sie eine Untersuchung beantragen.
In der Spalte „Status“ können Verkäufer verschiedene Statusmeldungen zu jedem Produkt nachlesen. Die Meldung „Maßnahme erforderlich“ deutet auf bestehende Diskrepanzen hin und berechtigt Verkäufer zu einer Untersuchung. Fehlen Produkte nach abgeschlossenem Inbound Prozess, muss dies bestätigt werden, indem von den vier vorhandenen Optionen Folgendes ausgewählt wird:
- „Nachforschung zu fehlenden Einheiten“: Die Einheiten waren in der Sendung enthalten und Amazon soll nachforschen.
Für den Antrag auf Nachforschung muss außerdem ein Eigentumsnachweis (z. B. ein Kaufbeleg oder eine Rechnung des Lieferanten) hochgeladen werden, auf welchem das Kaufdatum, die Produktnamen der fehlenden Produkte und ihre Stückzahl angegeben sind. Zwecks Abgleichs muss für Lkw-Ladungen ein Frachtbrief als Zustellnachweis zur Verfügung gestellt werden, welchem zu entnehmen ist, wie viele Pakete in der Lieferung enthalten waren und welches Gesamtgewicht die Lieferung bei der Abholung durch den Transportdienst aufwies.
Damit bestehende Probleme so schnell wie möglich gelöst werden, können auch weitere Informationen nützlich sein. Dazu bringt Amazon folgende Beispiele:
- Alle bekannten Abweichungen: Haben Sie oder der Lieferant mehr, weniger oder sogar falsche Produkte versandt?
- Beschreibung des Versandkartons: Angabe von Merkmalen wie Größe, Farbe etc.
- Produktcodes: Entsprechen UPC, EAN bzw. JAN auf den Produkten den Angaben im Seller Central?
- Fehlende Vorbereitungsmaßnahmen: Eine ungenügende Vorbereitung der Artikel für den Versand kann zu Verzögerungen bei der Warenannahme führen.
- Nun können Verkäufer in einer Vorschau des Antrags alle Informationen überprüfen und diesen an Amazon übermitteln. Anschließend erhalten sie eine Fallnummer und können mit deren Hilfe jederzeit den aktuellen Status samt Nachrichten zum Fall einsehen.
Automatisierte Analyse von Fehlern beim Inbound Shipment
Die beschriebene manuelle Prüfung auf verlorene Produkte beim Inbound Shipment an Amazon und eine entsprechende Falleröffnung können sich als zeitaufwendig erweisen und zudem ebenfalls Fehler mit sich bringen. Insbesondere bei höherem Bestellaufkommen und großen Anzahlen an SKUs ist es kaum möglich, die Angaben zu allen Sendungen nach der Warenannahme gründlich zu kontrollieren. Aber eins ist klar: Jeder unentdeckte Fehler beim Inbound Shipment bedeutet für Amazon FBA-Verkäufer verlorenes Geld. Es bietet sich daher an, zur automatisierten Analyse von Fehlern beim Inbound Prozess zu greifen.
Das Tool Lost & Found von SellerLogic kann alle Inbound Shipments automatisiert überwachen und analysieren. Wird ein Fehler gefunden, erstellt das Tool einen neuen Fall, der alle notwendigen Informationen enthält und in wenigen Schritten an Amazon übergeben werden kann. Zusätzlich zu Inbound Shipments deckt die Lost & Found-Analyse weitere Fehlerquellen ab und erkennt so, zum Beispiel, zu hoch berechnete FBA Gebühren oder fehlende Erstattungen seitens Amazons für:
- die im Lager beschädigten oder verloren gegangenen Artikel;
- Artikel, die in einem Amazon Lager verloren gegangen sind, weil eine Kundenrücksendung zwar am Eingang gescannt, aber nicht ins Inventar gebucht wurde;
- Artikel in verkaufsfähigem Zustand, die dennoch ohne ausdrückliche Zustimmung des Verkäufers oder der Verkäuferin und vor Ablauf der 30-Tage-Frist zerstört wurden.
SellerLogic Lost & Found stellt auch Texte für die Anträge und die nachfolgende Kommunikation mit Amazon zur Verfügung. Außerdem kann das Tool – je nach Falltyp – Fehler bis zu 18 Monate rückwirkend aufdecken und finanzielle Verluste der FBA-Verkäufer signifikant minimieren.
Fazit: Umgang mit verlorenen Produkten beim Inbound Shipment an Amazon
Viele Dritthändler auf Amazon nutzen das FBA Programm – und das zu Recht, denn es spart Zeit sowie Kapazitäten und bietet den Kunden den besten Service. FBA-Verkäufer müssen „nur“ dafür sorgen, dass ihre Ware rechtzeitig in den Logistikzentren ankommt. Selbst wenn diese perfekt für den Versand vorbereitet wurde, birgt der Prozess des Inbound Shipments aufgrund seiner Komplexität einige Fehlerquellen, sodass etwa Produkte verloren gehen. Werden solche Fälle nicht aufgedeckt, erfolgt keine Rückerstattung, und Verkäufer verlieren Geld. Deshalb lohnt es sich, auf automatisierte Lösungen wie SellerLogic Lost & Found zu setzen und damit die Fehleranalyse und entsprechende Antragstellung effizient durchzuführen.
