Die sechste Änderung der EU-Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung, DAC7, ist eine Richtlinie, die die Meldepflichten für alle Betreiber digitaler Plattformen in der EU standardisiert. Sie soll sowohl die Steuertransparenz fördern als auch Steuerhinterziehung und -vermeidung durch Personen verhindern, die über Plattformen wie Airbnb, Amazon, Booking.com und Uber verkaufen. Da die Frist für die Umsetzung der Richtlinie am 31. Dezember 2022 ablief, sollten die Betreiber digitaler Plattformen ihre Verfahren und Kontrollen für die Sorgfaltspflicht gegenüber Verkäufern schnell anpassen.
Viele globale Plattformen sehen sich bereits mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert, mit denen sie entweder nicht gerechnet haben oder auf die sie nicht vollständig vorbereitet waren; DAC7 trägt zu dieser Belastung zusätzlich bei. Es gibt es aus Unternehmenssicht immer noch erhebliche Bedenken hinsichtlich der Einhaltung der neuen Vorschriften.
Wir erörtern die wichtigsten Bereiche, die von DAC7 betroffen sind, darunter die Datenerfassung, die Aktualisierung bestehender Daten, die Datenvalidierung, die fehlende Standardisierung, das Abrufen sensibler Daten und die technischen Herausforderungen, denen sich Plattformbetreiber stellen müssen.
Validierung der Daten
Laut DAC7 müssen die Plattformbetreiber feststellen, ob die von den Verkäufern gesammelten Informationen zuverlässig und genau sind. Dabei gibt es mehrere Herausforderungen.
Ein Mangel an zuverlässigen Quellen für die Validierung von Steuernummern
Die Validierung von EU-Umsatzsteuernummern ist dank des MIAS-Systems und des Zugangs zu den lokalen Datenbanken der meisten EU-Mitgliedstaaten relativ einfach. Die meisten Länder verfügen jedoch nicht über eine öffentlich zugängliche Datenbank zur Validierung von Unternehmens- oder persönlichen Steuernummern. Die eventuelle Einführung eines staatlichen Überprüfungsdienstes (ein elektronisches Verfahren, das Plattformbetreibern zur Verfügung steht, um die Identität und den steuerlichen Wohnsitz eines Verkäufers festzustellen) wird diesen Prozess vereinfachen.
Unvollständige oder veraltete Informationen auf öffentlich zugänglichen Websites
Es ist möglich, Prüfungen (z. B. Format- und Algorithmusprüfungen auf der Grundlage von Informationen der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung und der Europäischen Kommission) in den Kundeneinführungsprozess zu integrieren. Die Informationen der Europäischen Kommission sind jedoch naturgemäß auf die EU-Mitgliedstaaten beschränkt, und die OECD-Quellen sind nicht ganz auf dem neuesten Stand. Selbst diese Maßnahmen führen nicht zu einer vollständigen Validierung der IDs. Kurz gesagt, die Erhebung von Steueridentifikationsdaten kann zwar relativ einfach sein, die Validierung der Daten ist es jedoch nicht. Außerdem sind die Formate der Steuer-IDs nicht statisch. So änderte Argentinien sein Format im Juli 2022, um seine IDs generisch und nicht binär zu machen. In den Niederlanden war die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer einer Person früher (fast) identisch mit ihrer persönlichen Steuernummer (BSN), aber das Land hat diese beiden Formate 2020 entkoppelt.
Echtzeit-Validierungen sind schwierig durchzuführen
Für Plattformen, die IDs in Echtzeit validieren (wenn Kunden ihre Steuer-ID auf im Check-out eingeben), gibt es erhebliche Hürden. Selbst wenn es eine staatliche Datenbank gibt, mit der eine Steuer-ID automatisch validiert werden kann, kann dies manchmal zu einer langen Wartezeit für den Kunden führen. Im Idealfall dauert es deutlich weniger als drei Sekunden und sicher nicht mehr als sechs, denn das scheint die Grenze der menschlichen Geduld zu sein. Wenn ein Benutzer zu lange warten muss, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Verkaufsvorgang abgebrochen wird. Bei einigen Datenbanken kann es jedoch wesentlich länger dauern, bis die erforderlichen Informationen zurückgegeben werden.
Eine Möglichkeit, Kundenverluste („Churn“) in diesem Prozess zu minimieren, besteht darin, die Anfrage zu einem früheren Zeitpunkt zu stellen, um dem Tool Zeit zu geben, die ID zu validieren, oder eine Risikopolitik einzuführen, die vorübergehend eine ID akzeptiert, die das korrekte Format und die korrekte Syntax verwendet, aber die Nummer erst nach Abschluss des Onboardings vollständig verifiziert.
Aktualisierung bestehender Daten
Die Plattformen müssen dazu übergehen, die erforderlichen Daten nicht nur von neuen Verkäufern, sondern auch von bereits angeschlossenen Verkäufern zu erfassen und zu validieren. Um die Steuernummern aller neuen Verkäufer zu erfassen, müssen Entwickler ein zusätzliches Formularfeld einrichten. Die Erfassung der Steuer-ID-Daten von der bestehenden Benutzerbasis stellt für ältere und ausgereifte Plattformen eine größere Herausforderung dar. Und die Zeit arbeitet gegen sie.
Warum dauert es so lange, Daten von bestehenden Nutzern zu sammeln? Die Plattformen verlangen von den Verkäufern sensible persönliche Daten, die viele von vornherein nur ungern zur Verfügung stellen wollen. Um diese Daten zu sammeln, müssen Kampagnen gestartet werden – per E-Mail, Telefon oder In-App, wobei besonders darauf geachtet werden sollte, dass die Mitteilungen an die Verkäufer in der von ihnen bevorzugten Sprache verfasst werden.
Es ist nicht einfach, den idealen Zeitpunkt für die Aktualisierung bestehender Steuerdaten von Kunden zu finden. Einer der Vorteile der Gig-Economy bestand ursprünglich darin, dass die Leute sich schnell anmelden und verkaufen konnten. Die Erfordernis, diese Art von Informationen im Voraus bereitzustellen, erhöht die Reibung und kann zu Abbrüchen führen. Die Statistiken variieren jedoch. Einige Unternehmen bestehen darauf, dass Plattformverkäufer nach der Anmeldung, aber vor der Auszahlung ihre Steuernummer angeben. Wenn diese Informationen zu diesem Zeitpunkt abgefragt werden, erhöht sich mit Sicherheit die Compliance, aber in einigen Ländern lohnt es sich, mit dem Rechtsteam zu sprechen, bevor das Geld eines Verkäufers einbehalten wird.
Ferner gibt es auch Plattformen, die die Transaktion zwar „sehen“ können, aber nicht immer in den eigentlichen Zahlungsvorgang involviert sind.
Trotz der Absicht, die Berichtsanforderungen zu vereinheitlichen, wird es regionale Unterschiede geben. Um die jeweiligen Bestimmungen in den verschiedenen Ländern zu erfüllen, ist es erforderlich, die Feinheiten der jeweiligen Landesgesetze zu kennen.
Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Berichts ist das Format der von den Plattformen zu erfassenden Daten noch unbekannt. Aus diesem Grund müssen sich die Unternehmen sorgfältig über die einschlägigen globalen Rechtsvorschriften auf dem Laufenden halten und darauf vorbereitet sein, schnell und effizient eine Strategie zwischen Programmierern, Projektmanagern, Designern und Kommunikationsteams zu entwickeln, sobald die offiziellen Leitlinien vorliegen.
Umgang mit Bankkonten und anderen sensiblen Daten
Die Übermittlung finanzbezogener Kontendaten ist im Rahmen von DAC7 mit datenschutzrechtlichen Herausforderungen verbunden. Jede Sicherheitsverletzung, die Informationen wie Geburtsdatum und Bankkontonummern umfasst, kann neben der Schädigung des Rufs auch hohe Strafen nach sich ziehen. Der Abruf solcher sensiblen personenbezogenen Daten erfordert in der Regel die interne Genehmigung des Datenschutzteams. Da DAC7 die Weitergabe dieser Daten an mehrere Regierungen erfordert, müssen solche Verfahren bei der Planung der nächsten Datenübermittlungen berücksichtigt werden. Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens muss über alle Änderungen, die DAC7 mit sich bringt, auf dem Laufenden gehalten werden.
Technische Herausforderungen bei der Zusammenstellung der Data-Sharing-Datei
Es gibt noch weitere Herausforderungen, die es bei der Integration mit den Datenbanken der Steuerbehörden zu bewältigen gilt. So ist die Zusammenstellung der gemeinsamen Datendatei eine technische Aufgabe, für die wahrscheinlich Datenspezialisten (z. B. Datenanalysten, Datenwissenschaftler oder Dateningenieure) benötigt werden, da die meisten Steuerfachleute nicht über die erforderlichen Kenntnisse verfügen. Relevante Datenpunkte sind in der Regel über verschiedene Datenbanken im Unternehmen verstreut, und sich überschneidende Datenquellen müssen möglicherweise abgeglichen werden. Die Daten des Plattformverkäufers müssen vorverarbeitet und in ein bestimmtes Dateiformat (z. B. XML oder JSON) umgewandelt werden, bevor sie an die Steuerbehörde weitergegeben werden können, und sie müssen mithilfe interner oder externer Dienste validiert werden. Unabhängig davon, wie die genauen Übermittlungsanforderungen in der EU aussehen werden, kann die Erfüllung dieser Anforderungen die Hilfe von Personen außerhalb des Steuerteams erfordern.
Die Daten müssen vor der Übermittlung an die Behörden mit den Plattformverkäufern geteilt werden, was viele Herausforderungen beim 1099-Reporting in den USA mit sich bringt. Die Plattformbetreiber müssen die Steuerzusammenfassungen für die Plattformverkäufer erstellen und lokalisieren und deren Layout und Sprache anpassen.
Es scheint, dass DAC7 nur für europäische Firmen gilt, aber das stimmt nicht. Tatsächlich verfügen ausländische Unternehmen mit Aktivitäten in Europa nun wahrscheinlich über Daten, die diesen Anforderungen unterliegen. Die Plattformen sind jetzt verpflichtet, Steuerdaten zu sammeln und sie an die zuständigen Behörden weiterzugeben.
Das zeigt, dass die Regierungen nicht gewillt sind, Plattformbetreiber oder Plattformverkäufer von den steuerlichen Meldepflichten zu befreien.
Planungspunkte
Um die DAC7-Anforderungen zu erfüllen, müssen Plattformbetreiber wissen, welche Arten von Steuernummern sie erfassen müssen, und sollten unabhängige Recherchen durchführen, um die verschiedenen Arten von Steuernummern zu ermitteln, die für jedes Land erfasst werden müssen – was auch Daten von außerhalb der EU einschließen kann.
- Die Plattformen müssen darauf vorbereitet sein, innerhalb kürzester Zeit eine effiziente Strategie zur Datenstandardisierung zu entwickeln, sobald eine offizielle Anleitung vorliegt.
- Um kritische Steuerdaten von bestehenden Plattformverkäufern zu sammeln, muss darauf geachtet werden, dass die gesamte Kommunikation maßgeschneidert ist, z. B. in der bevorzugten Sprache und unter Angabe der korrekten Steuer-ID.
- Begrenzen Sie die Umsatzeinbußen durch neue Plattformverkäufer, indem Sie die Anfrage zu einem früheren Zeitpunkt stellen, um dem Tool Zeit zu geben, die Steuer-ID zu validieren, oder indem Sie eine Risikopolitik einführen, die vorübergehend eine Steuer-ID akzeptiert, die das richtige Format und die richtige Syntax verwendet.
- Eine enge Kooperation zwischen dem Unternehmensdatenschutzbeauftragten und dem DAC7-Verantwortlichen sichert die regelmäßige Information des letzteren über alle Änderungen, die das Programm mit sich bringt.
- Die an die Behörden übermittelten Daten müssen mit den Plattformbetreibern geteilt werden, und die Betreiber müssen Steuerzusammenfassungen für die Verkäufer erstellen und lokalisieren.
Quelle: news.bloombergtax.com
