Der eigentliche Engpass ist selten die Steuerlogik, sondern die Klassifizierungsarbeit selbst: Tausende Produkte einzeln der richtigen Warennummer zuzuordnen, und das über mehrere Länder hinweg, lässt sich manuell kaum noch leisten. Automatisierte VAT Klassifizierung übernimmt genau diesen Schritt: Sie analysiert die vorhandenen Produktdaten, etwa Bezeichnung, Beschreibung und Zusammensetzung, gleicht sie mit den jeweils geltenden nationalen Steuervorschriften ab und ordnet das Produkt darüber automatisch der richtigen Warennummer und damit dem passenden Steuersatz zu, für jeden Zielmarkt einzeln. In der Größenordnung des Beispiels oben heißt das: 17.500 Produkte in 26 Ländern gleichzeitig, ohne dass dafür ein bestehendes ERP-System ersetzt werden müsste.
Während dieser Umstellung gilt für noch nicht bearbeitete Produkte übergangsweise weiterhin der bisherige Regelsteuersatz, der Zustand verschlechtert sich also zu keinem Zeitpunkt gegenüber dem, was ein Unternehmen ohnehin schon hat. Mit jeder abgeschlossenen Klassifizierung wächst stattdessen das Einsparpotenzial aus dem Beispiel oben Stück für Stück im gesamten Sortiment.
Was USt-Klassifizierung bedeutet
Nicht jedes Produkt wird mit demselben Umsatzsteuersatz besteuert. Ob der Regelsteuersatz oder ein ermäßigter Steuersatz gilt, hängt von der steuerlichen Einordnung des jeweiligen Produkts ab, unter anderem von Beschaffenheit, Zusammensetzung und Verwendungszweck. USt-Klassifizierung bedeutet genau das: jedem einzelnen Produkt im Sortiment die richtige Steuerkategorie zuzuweisen, statt pauschal einen Satz für das gesamte Sortiment anzunehmen.
Warum viele Unternehmen stattdessen den Regelsteuersatz nutzen
Weil eine vollständige Klassifizierung Zeit, Fachwissen und laufende Pflege der Produktdaten erfordert, greifen viele Unternehmen im Alltag zu einem pragmatischen Kompromiss: Ist ein Produkt steuerlich nicht eindeutig eingeordnet, wird automatisch der Regelsteuersatz des Ziellandes verwendet. Das hält den Aufwand gering, birgt aber ein finanzielles Risiko, denn überall dort, wo eigentlich ein ermäßigter Satz gelten würde, wird dauerhaft der höhere Satz angewendet. Die Steuerlogik selbst arbeitet dabei fehlerfrei, sie trifft ihre Entscheidung nur auf Basis der Daten, die sie erhält. Fehlt die Klassifizierung, kann sie den passenden Satz schlicht nicht ermitteln.
Wie groß die Auswirkungen davon in der Praxis ausfallen können, zeigt das folgende Kundenbeispiel.
Ein Praxisbeispiel mit 17.500 Produkten
Für einen unserer Kunden haben wir untersucht, welchen Unterschied eine korrekte USt-Klassifizierung tatsächlich macht. Dafür haben wir rund 17.500 Produkte in 26 europäischen Märkten analysiert und den durch unsere VAT Klassifizierung ermittelten Steuersatz mit dem jeweils verwendeten Regelsteuersatz verglichen.
Das Ergebnis war eindeutig: Für einen großen Teil der Produkte ergaben sich Abweichungen zwischen dem Regelsteuersatz und dem tatsächlich zutreffenden Satz. Lediglich in einem Markt gab es keine Unterschiede.
Um die finanziellen Auswirkungen möglichst vorsichtig zu berechnen, haben wir pro Produkt und Markt nur einen symbolischen Verkaufspreis von einem Euro und lediglich einen einzigen Verkauf angesetzt. Selbst unter diesen konservativen Annahmen ergab sich bereits ein Einsparpotenzial von mehr als 26.000 Euro. In der Realität werden Produkte natürlich mehrfach im Jahr und meist zu deutlich höheren Preisen verkauft, das tatsächliche Potenzial dürfte also erheblich höher liegen.
Warum sich Automatisierung lohnt
Der eigentliche Engpass ist selten die Steuerlogik, sondern die Klassifizierungsarbeit selbst: Tausende Produkte einzeln der richtigen Warennummer zuzuordnen, und das über mehrere Länder hinweg, lässt sich manuell kaum noch leisten. Automatisierte VAT Klassifizierung übernimmt genau diesen Schritt: Sie analysiert die vorhandenen Produktdaten, etwa Bezeichnung, Beschreibung und Zusammensetzung, gleicht sie mit den jeweils geltenden nationalen Steuervorschriften ab und ordnet das Produkt darüber automatisch der richtigen Warennummer und damit dem passenden Steuersatz zu, für jeden Zielmarkt einzeln. In der Größenordnung des Beispiels oben heißt das: 17.500 Produkte in 26 Ländern gleichzeitig, ohne dass dafür ein bestehendes ERP-System ersetzt werden müsste.
Während dieser Umstellung gilt für noch nicht bearbeitete Produkte übergangsweise weiterhin der bisherige Regelsteuersatz, der Zustand verschlechtert sich also zu keinem Zeitpunkt gegenüber dem, was ein Unternehmen ohnehin schon hat. Mit jeder abgeschlossenen Klassifizierung wächst stattdessen das Einsparpotenzial aus dem Beispiel oben Stück für Stück im gesamten Sortiment.
Der eigentliche Engpass ist selten die Steuerlogik, sondern die Klassifizierungsarbeit selbst: Tausende Produkte einzeln der richtigen Warennummer zuzuordnen, und das über mehrere Länder hinweg, lässt sich manuell kaum noch leisten. Automatisierte VAT Klassifizierung übernimmt genau diesen Schritt: Sie analysiert die vorhandenen Produktdaten, etwa Bezeichnung, Beschreibung und Zusammensetzung, gleicht sie mit den jeweils geltenden nationalen Steuervorschriften ab und ordnet das Produkt darüber automatisch der richtigen Warennummer und damit dem passenden Steuersatz zu, für jeden Zielmarkt einzeln. In der Größenordnung des Beispiels oben heißt das: 17.500 Produkte in 26 Ländern gleichzeitig, ohne dass dafür ein bestehendes ERP-System ersetzt werden müsste.
Während dieser Umstellung gilt für noch nicht bearbeitete Produkte übergangsweise weiterhin der bisherige Regelsteuersatz, der Zustand verschlechtert sich also zu keinem Zeitpunkt gegenüber dem, was ein Unternehmen ohnehin schon hat. Mit jeder abgeschlossenen Klassifizierung wächst stattdessen das Einsparpotenzial aus dem Beispiel oben Stück für Stück im gesamten Sortiment.
Fazit
Das Praxisbeispiel zeigt, dass eine saubere USt-Klassifizierung weit mehr ist als eine steuerliche Pflicht. Gerade Unternehmen mit großen, internationalen Sortimenten schöpfen dieses Potenzial häufig nicht aus, weil sie pauschal mit dem Regelsteuersatz arbeiten. Dabei liegt der größte Hebel selten in der Steuerlogik eines ERP-Systems, sondern in der Qualität der zugrunde liegenden Produktdaten.
Mit unserer VAT Klassifizierung können Unternehmen ihre Produkte automatisiert steuerlich einordnen und aktuelle Umsatzsteuersätze zentral für ERP-Systeme und Onlineshops bereitstellen.
Neugierig, wie viel Einsparpotenzial in Ihrem eigenen Sortiment steckt? Kontaktieren Sie uns oder testen Sie unsere VAT Klassifizierung kostenlos.
