ZUGFeRD – das E-Invoicing-System in Deutschland

Willkommen zu unserem Leitfaden zu ZUGFeRD, einem elektronischen Rechnungsformat, das vom Forum Elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie unterstützt wird.

ZUGFeRD kombiniert die Übersichtlichkeit von PDFs mit der Effizienz von XML-Daten und bietet eine hybride Lösung, die betriebliche Abläufe verbessert und die digitalen Standards der EU erfüllt. Unser Ziel ist es, Ihnen wichtige Einblicke in ZUGFeRD zu geben, damit Sie Ihre Rechnungsstellungsprozesse optimieren und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.

Umsetzungszeitplan

Deutschland bereitet sich darauf vor, das E-Invoicing schrittweise einzuführen, wobei der ZUGFeRD-Standard im Mittelpunkt steht.

Freiwillige Umstellung ab 2025: Ab 2025 können Unternehmen in Deutschland freiwillig das E-Invoicing im ZUGFeRD-Format einführen. Diese Anfangsphase ermöglicht es den Unternehmen, sich schnell anzupassen, sich an das neue System zu gewöhnen und etwaige betriebliche Probleme zu lösen.

Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ab 2026: Die Umstellung auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung ist für das Jahr 2026 geplant. Zu diesem Zeitpunkt werden alle relevanten Unternehmen verpflichtet sein, ihre Geschäftsvorgänge per E-Invoicing abzuwickeln. Dies ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse in Deutschland.

Das Hybridformat

ZUGFeRD, ein hybrides E-Invoicing-Format, integriert nahtlos eine vertraute PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei. Diese Kombination liefert menschen- und maschinenlesbare Rechnungsdaten und eignet sich für verschiedene Geschäftsszenarien bei B2B-, B2G- und B2C-Transaktionen. Das vielseitige ZUGFeRD zeichnet sich durch Automatisierung aus und rationalisiert die Prozesse von Unternehmen und Behörden, während es gleichzeitig die Kundenerfahrung mit klaren und verständlichen Rechnungen verbessert. Seine Anpassungsfähigkeit macht es ideal für den grenzüberschreitenden Handel und für Steuerberater.

ZUGFeRDs Übereinstimmung mit EU-Normen

ZUGFeRD entspricht genau den EU-Standards für elektronische Rechnungen. Das Format ist daher eine gute Wahl für Unternehmen, die ihre Rechnungsstellungsprozesse modernisieren und regionale Anforderungen erfüllen wollen.

Die ViDA-Initiative der Europäischen Union fordert, dass Rechnungen als strukturierte elektronische Daten vorliegen. ZUGFeRD erfüllt diese Anforderung, insbesondere die Version 2.0.1 und spätere Versionen. Unternehmen, die ZUGFeRD verwenden, sind daher gut positioniert, um die bevorstehenden EU-Richtlinien und -Gesetze einzuhalten.

ZUGFeRD vs. XRechnung

MerkmalZUGFeRDXRechnung
FormatHybrid (PDF/A-3 und XML)Rein digitales XML
Primärer AnwendungsfallB2B- und B2G-TransaktionenB2G-Transaktionen (öffentlicher Sektor in Deutschland)
SyntaxBeschränkt auf CII-SyntaxUnterstützt UB- und CII-Syntax
FlexibilitätWeniger flexibel durch die PDF-KomponenteMehr Flexibilität durch reines XML-Format
Anforderungen an die VerarbeitungKompatibel mit bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen; keine spezielle Software erforderlichErfordert eine spezielle Software zur Rechnungsverarbeitung
StärkenVielseitigkeit, branchenübergreifende Kompatibilität, medienfreie DatenverarbeitungRationalisierte Rechnungsverarbeitung, Fehlerreduzierung, größere Flexibilität bei der Syntax
ObligatorischNicht für alle Transaktionen obligatorischObligatorisch für die B2G-Rechnungsstellung an deutsche Behörden

Vorteile

Automatisierte Rechnungsverwaltung: ZUGFeRD rationalisiert die Rechnungsbearbeitung, reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Genauigkeit, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Reduzierte Bearbeitungszeit und Kosten: ZUGFeRD beschleunigt die Rechnungsbearbeitung um bis zu 60 % und spart dabei pro Rechnung rund 10 EUR.

Beseitigung der physischen Kosten: ZUGFeRD macht Porto und Papier überflüssig, was die Betriebskosten weiter senkt.

Hybridformat für Vielseitigkeit: ZUGFeRD kombiniert PDF und XML und ist daher sowohl für traditionelle als auch für digitale Umgebungen geeignet.

Anleitung zur ZUGFeRD-Implementierung

Schritt 1: Vorbereitung

  • Bewerten Sie Ihre derzeitigen Rechnungsprozesse.
  • Identifizieren Sie Potenziale für Rationalisierung und Automatisierung.
  • Bewerten Sie die Auswirkungen von ZUGFeRD auf Ihre Systeme.

Schritt 2: Softwareauswahl

  • Wählen Sie eine Software, die bestehende Rechnungen konvertieren oder neue Rechnungen erstellen kann.
  • Berücksichtigen Sie Kompatibilität, Benutzerfreundlichkeit, Integration und Support.

Schritt 3: Integration

  • Nutzen Sie Standard-Integrationen, oder entwickeln Sie individuelle Lösungen.
  • Verbinden Sie ZUGFeRD mit Ihren Systemen.
  • Stellen Sie einen nahtlosen Datenaustausch sicher.

Schritt 4: Schulung

  • Führen Sie umfassende Schulungen für Ihre Mitarbeiter durch.
  • Erklären Sie den hybriden Charakter von ZUGFeRD-Rechnungen.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Software.

Schritt 5: Einführung

  • Beginnen Sie mit einer Pilotphase.
  • Rollen Sie ZUGFeRD schrittweise aus.
  • Überwachen Sie den Umsetzungsprozess.

Schritt 6: Überwachung und Evaluierung

  • Überwachen Sie die Leistung von ZUGFeRD.
  • Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen.
  • Bewerten Sie den Nutzen von ZUGFeRD.

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