Die EU-Richtlinie EN 16931 ist ein Dreh- und Angelpunkt für die Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) in den Mitgliedstaaten. Sie fördert Effizienz und Harmonisierung im B2B-, B2G- und G2G-Transaktionsverkehr. Die Einhaltung dieser Richtlinie ermöglicht es Unternehmen, von reduzierten Kosten, gesteigerter Effizienz, verbesserter Genauigkeit, schnellerer Verarbeitung und höherer Transparenz zu profitieren.
Was ist die EN 16931?
Die EN 16931 bildet das Fundament der EU-Richtlinie zur Standardisierung der E-Invoice im öffentlichen Beschaffungswesen der Mitgliedstaaten. Als zentraler Bestandteil der Richtlinie 2014/55/EU legt sie ein einheitliches semantisches Datenmodell für E-Invoices fest. Dadurch wird die Interoperabilität und das gegenseitige Verständnis des Rechnungsinhalts, unabhängig von den verwendeten Systemen, gewährleistet. Dieser Standard ermöglicht die Verwendung verschiedener Syntaxen wie UBL und UN/CEFACT CII, die sich am semantischen Modell ausrichten und somit eine breite Kompatibilität und Zugänglichkeit sicherstellen.
Die Vision
Das übergeordnete Ziel der Richtlinie ist die Stärkung des digitalen Binnenmarktes, um den digitalen und grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU nahtlos und effizient zu gestalten. Durch die Einführung eines einheitlichen E-Invoicing-Standards will die EU Handelshemmnisse, insbesondere für KMU, abbauen und einen wettbewerbsfähigeren und integrierteren Markt fördern. Diese Initiative ist Teil eines umfassenderen Engagements für die digitale Transformation, die darauf abzielt, öffentliche Beschaffungsprozesse zu rationalisieren, Transaktionskosten zu senken und Zahlungszyklen zu beschleunigen, um eine dynamischere EU-Wirtschaft zu fördern.
Key Benefits for Your Business
EU Directive EN 16931, formally known as the European Standard on Electronic Invoicing (ESI), represents a significant legislation aimed at harmonising e-Invoicing across the European Union. Introduced to ensure interoperability and compatibility among different e-invoicing systems, the directive focuses on reducing administrative burdens and costs for businesses while enhancing the security and reliability of e-invoicing. It promotes the widespread use of e-invoicing in B2B, B2G, and G2G transactions, contributing to a more efficient and digital EU economy.
Vereinfachte Prozesse: Grenzüberschreitende Transaktionen dank einheitlichem Rechnungsstandard mühelos abwickeln
Kostensenkung: Spürbar weniger Verwaltungskosten dank einheitlichem Rechnungsformat
Compliance sichern
Um die Einhaltung der EU-Richtlinie EN 16931 zur elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten, müssen Unternehmen einem strukturierten Ansatz folgen, der drei Konformitätsstufen umfasst:
1. Rechnungsdokument: Jede erstellte und versendete elektronische Rechnung muss den für die Kernrechnung oder die zugrundeliegende CIUS (Core Invoice Usage Specification) festgelegten Regeln entsprechen. Dies beinhaltet die obligatorische Angabe aller erforderlichen Informationen, die Strukturierung der Informationen nach Vorgabe, die genaue Berechnung von Beträgen und die Verwendung zulässiger Werte wie Codes.
2. Implementierung: Sowohl Absender als auch Empfänger von elektronischen Rechnungen müssen konform sein. Empfänger müssen alle Rechnungen akzeptieren und verarbeiten, die dem EN 16931-Kerndatenmodell oder einer anwendbaren CIUS entsprechen, um eine breite Interoperabilität zu gewährleisten. Absender müssen in der Lage sein, Rechnungen zu erstellen, die diesen Standards entsprechen.
3. Spezifikation: Wenn eine Rechnung und ihre Implementierung auf einer CIUS basieren, darf die CIUS nicht von den Kernregeln abweichen. So wird sichergestellt, dass jeder, der den vollständigen Kern erhält, auch jede konforme CIUS verarbeiten kann.
EN 16931 im globalen Vergleich: Interoperabilität und Wettbewerbsvorteile
| Merkmal | Beschreibung | EN 16931 (EU) | Globale Standards |
|---|---|---|---|
| Semantisches Datenmodell | Legt eine gemeinsame semantische Struktur für E-Rechnungen fest, um eine einheitliche Interpretation und Verarbeitung in verschiedenen Systemen zu gewährleisten. | – Kernrechnungsbestandteile – Geschäftsbegriffe und Regeln – Ermöglicht Interoperabilität in EU-Systemen | An lokale Anforderungen angepasst; Interoperabilität wird gewährleistet, sofern anwendbar. |
| Syntaxunterstützung | Definiert Standard-Syntax für E-Rechnungen in strukturierten Datenformaten wie XML oder UBL, um automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen. | UBL und UN/CEFACT CII | Variiert; beinhaltet UBL, EDIFACT usw. |
| Übertragungsprotokolle | Beschreibt sichere Übertragungsprotokolle für E-Rechnungen, wie AS2 oder PEPPOL Access Points. | – AS2 (Applicability Statement 2) für sichere Datenübertragung – PEPPOL Access Points für grenzüberschreitenden Austausch | Ähnliche sichere Protokolle im Einsatz; PEPPOL ist für grenzüberschreitende Transaktionen weit verbreitet. |
| Interoperabilitätsrahmen | Europäischer Interoperabilitätsrahmen (EIF) mit Peppol. | EIF mit Peppol | Regionalabhängig; Peppol ist weit verbreitet. |
| Mandat für öffentliche Auftraggeber | Für alle öffentlichen Einrichtungen in der EU verpflichtend, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. | Für alle öffentlichen Einrichtungen in der EU verpflichtend | Länderspezifisch; einige haben ähnliche Auflagen. |
| CIUS (Core Invoice Usage Specifications) | Ermöglicht länderspezifische Anpassungen der EN 16931 an lokale Bedürfnisse. | Ja, ermöglicht länderspezifische Anpassungen | Ähnliche Konzepte vorhanden, Anpassung an lokale Anforderungen |
| Globale Reichweite | Hauptsächlich EU, mit teilweiser Ausweitung auf Nicht-EU-Länder durch Peppol. | Hauptsächlich EU, mit teilweiser Ausweitung auf Nicht-EU-Länder durch Peppol. | Global, mit spezifischen Standards in Regionen wie Asien-Pazifik, Nordamerika usw. |
| Konformitätsplattform | Legt Plattformen für die Einhaltung von E-Rechnungsstandards fest. | Peppol und nationale Plattformen | Verschiedene, einschließlich Peppol und maßgeschneiderter Plattformen in Nicht-EU-Ländern |
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