E-Invoicing in der EU: Länderspezifische Standards und Mandate

Diese umfassende Übersicht stellt die EN 16931-Norm und alle E-Invoicing-Vorschriften in der Europäischen Union vor.

EU-Richtlinie

Die Norm EN 16931 des Europäischen Komitees für Normung (CEN) vereinfacht die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung innerhalb der EU und gewährleistet Kompatibilität und Compliance. Die drei Konformitätsstufen sind auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten und helfen Unternehmen bei der effektiven Einführung der E-Invoicing-Verfahren.

Die Europäische Union (EU) treibt ihre digitale Agenda voran, und die verbindlichen Vorschriften für das E-Invoicing spielen dabei eine wichtige Rolle. Diese Vorschriften zielen darauf ab, die Einhaltung der Steuervorschriften zu verbessern, die Rechnungsstellung zu optimieren und einen reibungslosen Austausch von Geschäftsdaten zu ermöglichen.

Länderspezifische Mandate für die B2B E-Invoicing-Verfahren in der EU

 

Land

Mandat

Belgien

  • Die Föderale Behörde für Politik und Unterstützung des öffentlichen Dienstes (BOSA) ist in Zusammenarbeit mit dem föderalen, regionalen und privaten Sektor für die Überwachung der Umsetzung des nationalen E-Invoicing-Mandats zuständig.
  • Das Mandat wird schrittweise eingeführt, beginnend mit den zentralen, regionalen und lokalen Auftraggebern (Empfang) und schrittweise auf die Wirtschaftsbeteiligten, die Lieferanten von Flandern und die Brüsseler Regionalregierungen ausgeweitet (Einreichung).
  • Belgien wendet den europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung an, indem es das Peppol-Modell und das eDelivery Network nutzt, das die Mercurius eProcurement-Plattform betreibt.
  • Die elektronischen Rechnungen müssen mit PEPPOL Version 2.2 konform und mit den an das eDelivery Network angeschlossenen Plattformen kompatibel sein.

Deutschland

  • Die Bundesregierung hat im September 2023 einen Entwurf für eine bundesweite Verpflichtung zum E-Invoicing im B2B-Bereich verabschiedet. Diese Verpflichtung wird ab 2025 für alle Unternehmen in Deutschland gelten, die Rechnungen elektronisch über das PEPPOL-Standardformat übermitteln müssen.
  • Die Umsetzung der Verpflichtung erfolgt in zwei Phasen, beginnend ab 2025:
    • Phase 1: Freiwilliger Einsatz  (Januar 2025 bis Dezember 2025) Diese Phase ermöglicht Unternehmen, E-Invoicing freiwillig zu nutzen. In dieser Phase können Unternehmen jedoch weiterhin papierbasierte Rechnungen einreichen.
    • Phase 2: Obligatorisch (ab Januar 2026) Ab 2026 müssen alle Unternehmen das E-Invoicing für B2B-Transaktionen verwenden. Dies bedeutet, dass alle Rechnungen, die zwischen Unternehmen ausgetauscht werden, elektronisch sein müssen.

Finnland

  • In Finnland ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich unter Verwendung des PEPPOL-Standards (Version 2.2) seit April 2020 verbindlich vorgeschrieben.
  • Das Finanzministerium ist für die Überwachung der Umsetzung des Mandats zuständig, das für zentrale, regionale und lokale Behörden sowie Wirtschaftsbeteiligte gilt.
  • Das Mandat setzt die Standards UBL 2.1, CII, TEAPPSXML 3.0 und Finvoice 3.0 für elektronische Rechnungen um.
  • Das myDATA-System erleichtert die Einführung der E-Invoicing-Verfahren und unterstützt sowohl die freiwillige als auch die obligatorische Einhaltung.

Frankreich

  • Frankreich wird die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung im B2B-Bereich verpflichtend einführen und dabei den PEPPOL-Standard für E-Invoices verwenden, RTIR-Daten (Real-time Invoice Reporting) an die französischen Steuerbehörden übermitteln und sich über APIs mit dem elektronischen Rechnungsstellungssystem Chorus Pro SII verbinden.
  • Die Einführung wird in mehreren Phasen erfolgen:
    • Phase 1 für KMUs (Januar 2025)
    • Phase 2 für alle Unternehmen (Januar 2026), und vollständige Einführung im September 2026.

Griechenland

  • Griechenland hat die elektronische Rechnungsstellung für B2G ab September 2023 vorgeschrieben, wobei das Artemis-System für das B2G-e-Invoicing und die PEPPOL-Spezifikation für das B2B-e-Invoicing verwendet werden.
  • Die B2B-E-Invoicing-Lösung wird auf dem digitalen Berichterstattungssystem MyDATA basieren.

Italien

  • In Italien ist die E-Invoice seit 2019 vorgeschrieben. Dabei wird das elektronische Rechnungsstellungssystem SdI (Sistema di Interscambio) genutzt und die Unternehmen werden über die sichere Datenaustauschinfrastruktur X-Road an die Plattform angeschlossen.
  • Kleinstunternehmen werden sich im Januar 2024 dem SdI-System anschließen und können ihre E-Invoices über PEC (Posta Elettronica Certificata) erhalten.

Kroatien

  • Kroatien geht davon aus, dass sein Fiskalisierungsprojekt 2.0 bis Ende 2024 abgeschlossen sein wird, sodass die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich 2025 verbindlich eingeführt werden kann.
  • Die Unternehmen werden elektronische Rechnungen unter Verwendung des standardisierten PEPPOL-Formats und des Adria E-Invoice Gateway austauschen, einer zentralen Plattform für die E-Invoicing, die vom Finanzministerium beaufsichtigt wird.

Lettland

  • Lettland beabsichtigt, die B2B-E-Invoicing-Lösung auf der Grundlage des PEPPOL-Standards im Januar 2025 verbindlich einzuführen.
  • Die Unternehmen werden elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format über die zentrale Plattform EIS (Elektronisko dokumentu apmaiņas sistēma) austauschen, die von der VID (Valsts ieņēmumu dienests) überwacht wird.
  • Um sich für das E-Invoicing-System zu registrieren und Zugang zu den entsprechenden Ressourcen zu erhalten, können Unternehmen das e-Factura-Portal besuchen.

Litauen

  • Die litauische Regierung prüft die Möglichkeit, eine Plattform für das E-Invoicing einzurichten und dabei die zentrale Plattform eSaskaita zu nutzen, die vom Finanzministerium betreut wird.

Montenegro

  • Montenegro erwägt die Einführung eines obligatorischen E-Invoicing-Systems für B2B-Transaktionen.
  • Die Regierung prüft den Einsatz einer zentralisierten Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die von der Steuerverwaltungsbehörde überwacht wird.

Österreich

  • Das österreichische Bundesministerium für Finanzen ist für die Überwachung der Umsetzung des nationalen E-Invoicing-Mandats zuständig.
  • Das Mandat wird schrittweise eingeführt, beginnend mit den zentralen, regionalen und lokalen Behörden und schrittweise auf die Wirtschaftsbeteiligten ausgeweitet.
  • Österreich setzt den europäischen Standard (UBL, CII) und den nationalen XML-Standard (ebInterface) um.
  • E-Rechnungen müssen mit PEPPOL Version 2.2 konform und mit Plattformen kompatibel sein, die an die Dienste des Bundesdienstleistungsportals (USP) angeschlossen sind.
  • Das Portal e-Rechnung.gv.at ist die zentrale Plattform für die Übermittlung von E-Rechnungen.

Polen

  • Polen plant, die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend einzuführen, wobei den Unternehmen eine Übergangsfrist eingeräumt wird, um sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.
  • Das KSeF (Krajowy System e-Faktur) wird als zentrale Plattform für die E-Invoicing-Plattform dienen, und die Unternehmen können sich über das e-Invoicing-Portal registrieren und auf die entsprechenden Ressourcen zugreifen.

Portugal

  • Portugal schreibt ab dem 1. Januar 2024 eine zertifizierte Software für das E-Invoicing für gebietsfremde Unternehmen vor, die mit portugiesischen Kunden handeln.
  • Die Software muss den strengen portugiesischen Regierungsspezifikationen entsprechen und Datensicherheit, Authentizität und Rückverfolgbarkeit gewährleisten.
  • Nicht ansässige Unternehmen sind verpflichtet, den QR-Code (ATCUD) für die Rechnungsvalidierung zu verwenden und sich für den elektronischen Rechnungsaustausch an das Sistema de faturação eletrónica (SFE) anzuschließen.

Spanien

  • Spanien plant die Einführung eines Real Decreto-ley (RD-ley) Entwurfs für die obligatorische B2B E-Invoicing auf der Grundlage des PEPPOL-Standards (Version 2.2).
  • Das Mandat soll ab 2024 über die von der AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) verwaltete Plattform Sistema de Facturación Electrónica en Red (FACe) durchgesetzt werden.
  • Die Einführung erfolgt schrittweise, beginnend mit Großunternehmen und allmählich auf KMU und Kleinstunternehmen ausgeweitet.
Dänemark, Irland, Luxemburg, Malta, Niederlande, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Tschechische Republik, Zypern
  • Derzeit kein verbindliches Mandat für das E-Invoicing

Herausforderungen

Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter

Es wird erwartet, dass die EU-Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) erhebliche Änderungen am derzeitigen Mehrwertsteuersystem vornehmen, wie z. B. die Standardisierung des E-Invoicing und die Forderung nach Echtzeit-Meldungen in der gesamten EU.

Komplexität

Die neuen Vorschriften werden auch die Komplexität grenzüberschreitender Umsätze berücksichtigen und sich darauf konzentrieren, Mehrwertsteuerbetrug und Effizienz zu reduzieren.

Vorbereitung ist das A und O

Unternehmen sollten sich auf dem Laufenden halten und sich auf die kommenden Vorschriften vorbereiten. Ein reibungsloser Übergang erfordert Investitionen in skalierbare und interoperable E-Invoicing-Lösungen.

Möchten Sie Ihre grenzüberschreitende Rechnungsabwicklung verbessern? Kontaktieren Sie uns.

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