Ab dem 01.01.2023 gilt:
- Rechnungen müssen mit einer zertifizierten Fakturierungssoftware erstellt werden, die einen eindeutigen ATCUD-Rechnungsvalidierungscode ausweist
- Papier- oder PDF-Rechnungen müssen einen QR-Code enthalten
- Die monatliche Rechnungsmeldung erfolgt über die SAF-T (Standard Audit File for Tax) Rechnungsdatei. Dies ist unabhängig von der neuen jährlichen SAF-T Buchhaltungsberichtspflicht
1. ATCUD-Validierung
Ein einmaliger achtstelliger Code, ATCUD, wird von der Steuer- und Zollbehörde für Rechnungsstapel vor deren Ausstellung vergeben. Er besteht aus zwei Teilen, die durch ein „-“ getrennt sind:
- Dienstvalidierungscode; und eindeutiger Dokumentencode innerhalb der ausgegebenen Chargennummern
- ATCUD-Codes werden in zertifizierten Abrechnungssystemen mit Chargennummern verarbeitet, die von der portugiesischen Steuerbehörde über einen API-Aufruf bezogen werden. Diese werden vom System gespeichert und bei der Erstellung der Rechnung zugewiesen.
2. QR-Code für Papier- oder PDF-Rechnungen
Hierbei handelt es sich um einen zweidimensionalen Strichcode, der von IT-Systemen schneller gelesen werden kann und mehr Daten enthält als ein herkömmlicher Strichcode. Für Steuerpflichtige, die den elektronischen Datenaustausch (EDI) für die unternehmensübergreifende Kommunikation von Geschäftsdokumenten in einem Standardformat nutzen, kann der QR-Code jedoch umgangen werden. Die meisten Felder müssen mit SAF-T verknüpft (oder „gemappt“) werden.
Im QR-Code übermittelte Informationen:
- Steueridentifikationsnummer des Lieferanten (TIN)
- Eindeutige UIDD- oder ATCUD-Nummer für die Rechnung
- Steuerpflichtiger Betrag
- Mehrwertsteuerbetrag
- Einmalige Nummer der verwendeten Software
3. Monatliche Übermittlung von SAF-T-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2023 müssen Gebietsfremde ihre Rechnungen in Portugal melden. Dies kann direkt an die Steuerbehörde über eine manuelle Schnittstelle oder einen Webservice erfolgen. Eine dritte Option, die monatliche SAF-T-Rechnung, ist jedoch die einfachste und beliebteste Option. Diese wird von zertifizierten Rechnungsstellern erstellt. Sie muss bis zum 5. des Monats, der auf den Transaktionszeitraum folgt, ausgefüllt werden. Portugal SAF-T wurde 2009 eingeführt und basiert auf dem OECD SAF-T-Standard für den Datenaustausch.
Aufbau der SAF-T Rechnungsdatei:
- Stammdateien: Produkttabellen; Kunden; Lieferanten; und Steuertabelle
- Transaktionsdaten: Verkaufs- und Einkaufsrechnungen; Warenbewegungen; Zahlungsinformationen
- Diese Informationen sind nur dann verpflichtend, wenn sie in den Buchhaltungssystemen der Steuerzahler ohne Weiteres verfügbar sind
