Wenn ein in der EU ansässiges Unternehmen eine Ware an ein Unternehmen verkauft, das in einem anderen EU-Land ansässig ist, fällt grundsätzlich keine Umsatzsteuer an. Der Umsatz ist nämlich steuerfrei, wenn das Geschäft als innergemeinschaftliche Lieferung zählt. Dazu müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die Steuerbefreiung für solche Lieferungen ist seit dem 1.1.2020 strenger geregelt als zuvor.
Von innergemeinschaftlichen Lieferungen spricht der Gesetzgeber, wenn eine Ware innerhalb der EU an einen Unternehmenskunden verschickt oder transportiert wird. Der Abnehmer muss dazu in einem anderen Land für Zwecke der Umsatzsteuer erfasst sein – das heißt, er muss eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) haben.
Die Umsatzsteuerbefreiung wird allerdings nicht automatisch wirksam. Der Lieferant muss etwas dafür tun.
Der Lieferant muss unter anderem eine Zusammenfassende Meldung (ZM) erstellen und elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. In der Meldung muss er alle innergemeinschaftlichen Lieferungen eines Kalendermonats richtig und vollständig aufführen. Versäumt er das, sind die betreffenden Lieferungen nicht mehr von der Umsatzsteuer befreit – so steht es im § 4 Abs. 1b des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Wie genau die Zusammenfassende Meldung aussehen muss, regelt § 18a.
Zu einer vollständigen Zusammenfassenden Meldung gehört, dass der Lieferant die Umsatzsteuer-IdNr. angibt, die dem Abnehmer im Bestimmungsland erteilt wurde. Das Umsatzsteuergesetz ist in diesem Punkt besonders streng: Es macht den Lieferanten dafür verantwortlich, dass die USt-IdNr. des Abnehmers im Zeitpunkt der Lieferung gültig ist (§ 6a Abs. 1 Nummer 4). – Wenn er eine ungültige angibt, entfällt die Steuerbefreiung.
Händler sollten also unbedingt überprüfen, ob die Umsatzsteuer-IdNr., die ihr Abnehmer angegeben hat, gültig ist. Beim Bundeszentralamt für Steuern können Unternehmen die Gültigkeit der Nummern einzeln über ein Internetformular abfragen. Auch die EU stellt eine solche Internetabfrage zur Verfügung: das VAT Information Exchange System („VIES“).
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