E-Invoicing in Deutschland – was kommt auf Unternehmen zu?

Definition und Bedeutung von E-Invoicing

E-Invoicing bezieht sich auf den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und deren Geschäftspartnern. Statt gedruckter Papierrechnungen werden Rechnungsdaten elektronisch übermittelt, was eine effiziente Verarbeitung und automatisierte Bearbeitung ermöglicht. Dies führt zu einer beschleunigten Zahlungsabwicklung und verbesserten betriebswirtschaftlichen Prozessen.

Die Bedeutung von E-Invoicing liegt in der Vereinfachung des Rechnungsprozesses, der Reduzierung manueller Aufgaben und der Verbesserung der Genauigkeit. Durch den Einsatz elektronischer Rechnungen können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, indem sie den manuellen Aufwand bei der Rechnungserstellung und -verarbeitung minimieren. Ebenso ermöglicht E-Invoicing eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz des gesamten Rechnungsprozesses.

Gesetzliche Anforderungen und regulatorische Rahmenbedingungen

In Deutschland unterliegt E-Invoicing bestimmten gesetzlichen Anforderungen und regulatorischen Rahmenbedingungen. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt etwa die Anforderungen an elektronische Rechnungen, einschließlich der notwendigen Rechnungsinformationen und der Aufbewahrungspflichten. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) definieren die Anforderungen an die elektronische Buchführung und Archivierung.

Es ist entscheidend, dass Unternehmen die geltenden Vorschriften verstehen und einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Eine genaue Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen gewährleistet die Rechtssicherheit und Integrität des E-Invoicing-Prozesses.

Vorteile des E-Invoicing

E-Invoicing bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen:

• Zeit- und Kostenersparnis: Der Einsatz von E-Invoicing reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess, was zu erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen führt.
• Verbesserte Genauigkeit: Durch den automatisierten Datenaustausch werden Fehler durch manuelle Eingaben minimiert, was zu einer erhöhten Genauigkeit und Präzision der Rechnungen führt.
• Nachverfolgbarkeit und Transparenz: E-Invoicing ermöglicht eine bessere Nachverfolgbarkeit des Rechnungsstatus und eine erhöhte Transparenz im gesamten Rechnungsprozess.

Nachteile des E-Invoicing

Obwohl E-Invoicing vor allem Vorteile bietet, gibt es auch leider potenzielle Nachteile, die berücksichtigt werden sollten:

• Sicherheitsrisiken: Elektronische Rechnungen sind anfällig für Sicherheitsbedrohungen wie Hacking und Datenmanipulation. Unternehmen müssen angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um die Vertraulichkeit und Integrität der Rechnungsdaten zu gewährleisten.
• Technische Standards und Formate: E-Invoicing erfordert die Einhaltung bestimmter technischer Standards und Formate, um eine reibungslose Integration mit den Systemen der Geschäftspartner zu gewährleisten. Dies kann zusätzliche Anpassungen und Investitionen erfordern.

Welche E-Invoicing-Methoden werden angewendet?

• EDI (Electronic Data Interchange): Ein standardisierter elektronischer Datenaustausch, der strukturierte Geschäftsdaten in einem standardisierten Format zwischen Geschäftspartnern ermöglicht.
• XML (Extensible Markup Language): Ein flexibles Dateiformat, das strukturierte Daten in einem maschinenlesbaren Format darstellt und den Austausch von Rechnungsdaten zwischen verschiedenen Systemen erleichtert.
• PDF (Portable Document Format): Eine Methode, bei der Rechnungen als PDF-Dateien erstellt und versendet werden. PDF-Rechnungen können sowohl für Menschen lesbar als auch maschinenlesbar sein.
• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Ein standardisiertes Dateiformat, das PDF-Dateien mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format kombiniert.
• XRechnung: Ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat in Deutschland, das auf der europäischen Norm EN16931 basiert und für den Austausch von Rechnungsdaten mit öffentlichen Auftraggebern verwendet wird.
• CSV (Comma-Separated Values): Ein Dateiformat, das Daten in Textform speichert und durch Trennzeichen wie Kommas strukturiert.
• API (Application Programming Interface): Eine Methode, bei der Unternehmen ihre eigenen Anwendungen oder Systeme direkt mit den Rechnungssystemen ihrer Geschäftspartner verbinden und Rechnungsdaten automatisch übertragen können.
• E-Mail: Eine einfache Methode, bei der Rechnungen elektronisch per E-Mail als Anhang versendet werden.

Für Unternehmen, die E-Invoicing implementieren möchten, sind hier einige praktische Tipps:

• Wahl eines geeigneten Softwareanbieters: Wählen Sie eine zuverlässige E-Invoicing-Software, die Ihren Anforderungen entspricht und mit den technischen Standards kompatibel ist.
• Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Prozesse und Anforderungen des E-Invoicing verstehen und in der Lage sind, sie korrekt umzusetzen.
• Einhaltung von Datenschutzbestimmungen: Achten Sie darauf, dass bei der elektronischen Rechnungsstellung alle Datenschutzbestimmungen, insbesondere die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), eingehalten werden.
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre E-Invoicing-Prozesse, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Passen Sie sie bei Bedarf an.

Bedeutung von Compliance und aktuelle Entwicklungen

Compliance ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg des E-Invoicing. Unternehmen sollten sich über aktuelle Entwicklungen und gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden halten, um sicherzustellen, dass ihre E-Invoicing-Praktiken den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie genau sieht die Anwendung in der Praxis derzeit aus? Das E-Invoicing findet vorwiegend Anwendung in den folgenden Bereichen:

Government-to-Citizen (G2C)  

G2C E-Invoicing, auch bekannt als Government-to-Citizen E-Invoicing, bezieht sich auf den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Regierungsbehörden oder öffentlichen Institutionen und den Bürgern eines Landes. In diesem Kontext werden elektronische Rechnungen von Regierungsstellen an Bürgerinnen und Bürger gesendet, beispielsweise für Steuerzahlungen, Gebühren oder öffentliche Dienstleistungen. Dies ermöglicht eine effizientere Abwicklung von Rechnungen und trägt zur Automatisierung und Digitalisierung von Regierungsprozessen bei.

Government-to-Business (G2B)

• XRechnung als standardisiertes elektronisches Rechnungsformat in Deutschland
• Pflicht zur Annahme von XRechnungen für öffentliche Auftraggeber seit Ende 2020
• Was genau ist eine sogenannten „XRechnung“? Seit dem 27. November 2020 ist es Pflicht für jeden, der Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern betreibt, die Rechnung in einem vorgegebenen elektronischen Format zu liefern. XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das in Deutschland verwendet wird. Es basiert auf der Europäischen Norm EN16931 und dient dem elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. XRechnung ermöglicht eine einheitliche Kommunikation, verbessert die Effizienz und Genauigkeit des Rechnungsprozesses und enthält Pflichtangaben wie Rechnungssteller, -empfänger, Rechnungsnummer, -datum und Positionsdaten. Öffentliche Auftraggeber müssen XRechnungen annehmen und verarbeiten.
• Effizienzsteigerung, Fehlerminimierung und verbesserte Transparenz für die Steuererhebung

Business-to-Business (B2B) E-Invoicing

• Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt die elektronische Rechnungsstellung

Bisher noch freiwillige Nutzung von E-Invoicing im B2B-Bereich, aber: die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland ist für das Jahr 2025 geplant. Die Europäische Kommission hat Deutschland die Genehmigung erteilt, die E-Rechnung im B2B-Bereich vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027 einzuführen. Es wird eine schrittweise Umsetzung mit verschiedenen Modellen diskutiert, darunter das „5-Corner““Modell über PEPPOL und ein Modell mit privaten Anbietern. PEPPOL, die Abkürzung für „„an European Public Procurement Online““ hat in den vergangenen Jahren an Relevanz gewonnen. Im Zuge dessen stellen und empfangen immer mehr europäische und international tätige Unternehmen und Behörden ihre Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form. Die Einführung der E-Rechnung wurde bei vielen sogar zur Pflicht, was nicht zuletzt durch die Beschleunigung durch die Coronapandemie vorangetrieben wurde. Im B2G-Bereich (Business-to-Government) setzen die Bundesländer bereits seit April 2020 die Vorgaben zur E-Rechnung um, wobei jedes Bundesland spezifische Vorgaben festlegen kann. Für Auftragnehmer wird die E-Rechnung in einigen Bundesländern ab 2023 und 2024 zur Pflicht.

• Verwendung verschiedener technischer Standards und Formate wie XRechnung, EDI (Electronic Data Interchange), ZUGFeRD (ZUGFeRD ist ein standardisiertes Dateiformat für elektronische Rechnungen in Deutschland, das eine PDF-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format kombiniert. Es ermöglicht den Austausch und die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden.
• Optimierung von Prozessen, Zeit- und Kosteneinsparungen, verbesserte Genauigkeit und beschleunigte Zahlungsabwicklung

Business-to-Government (B2G) E-Invoicing

• Die Einführung der E-Rechnung im Bereich B2G (Business-to-Government) in Deutschland ist Teil der Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU.
• Seit dem 18. April 2020 setzen die einzelnen Bundesländer die Vorgaben um und legen spezifische Anforderungen für das Format und den Übertragungsweg von E-Rechnungen fest.
• Einige Bundesländer haben bereits konkrete Termine für die Einführung der E-Rechnungspflicht für Lieferanten öffentlicher Auftraggeber festgelegt. Mecklenburg-Vorpommern hat die E-Rechnungspflicht ab dem 1. April 2023 eingeführt, gefolgt von Hessen und Rheinland-Pfalz ab dem 1. Januar 2024. Unternehmen im B2G-Bereich sollten die Vorgaben ihres jeweiligen Bundeslandes genau kennen und ihre E-Rechnungen entsprechend formatieren und übermitteln, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Fazit

E-Invoicing hat sich nunmehr als essenzieller Bestandteil der modernen Geschäftswelt etabliert. Es ermöglicht Unternehmen, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und den Cashflow zu optimieren. Die Automatisierung des Rechnungsprozesses trägt zur Minimierung von Fehlern und zur Erhöhung der Genauigkeit bei. Zudem fördert das E-Invoicing die Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Überprüfbarkeit von Transaktionen, was sowohl Unternehmen als auch Regierungen bei der Steuererhebung unterstützt.

E-Invoicing spielt zudem eine wichtige Rolle in Bezug auf die Steuererhebung und Steuergerechtigkeit, denn durch die elektronische Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten können Steuerbehörden effektiver und effizienter die Einhaltung steuerlicher Vorschriften überwachen und so vor allem auch Betrugsfälle reduzieren. E-Invoicing ermöglicht eine bessere Nachverfolgbarkeit von Transaktionen und verringert das Risiko von Manipulationen oder Fehlern. Überdies verbessert die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen die Genauigkeit der steuerlichen Datenerfassung und -berichterstattung, was zu einer gerechteren Verteilung der Steuerlast führt. Insgesamt trägt E-Invoicing zur Stärkung der Steuererhebung und Steuergerechtigkeit bei, indem es Transparenz, Effizienz und Fairness in den steuerlichen Prozessen fördert. Die kontinuierliche Entwicklung von Technologien und Standards wird voraussichtlich das E-Invoicing weiter vorantreiben und den Rechnungsprozess für Unternehmen und Behörden gleichermaßen optimieren.